Coordonnateur(trice) administratif(tive), Soutien aux opérations

Votre prochain défi en tant que Coordonnateur(trice) administratif(tive), Soutien aux opérations:

En tant que Coordonnateur(trice) administratif(tive), Soutien aux opérations, vous serez appelé à jouer un rôle central au sein du département des opérations. Votre principale responsabilité sera d’assurer le soutien administratif afin de supporter les opérations quotidiennes du département.

Votre quotidien:

·         Assurer le support administratif aux gestionnaires et employés opérationnels de Mirabel et des sites externes;

·         Créer différentes présentations dans Powerpoint ;

·         Rédiger des lettres, des notes de service, des courriels;

·         Créer des tableaux Excel, compiler des rapports, des analyses ;

·         Réviser et maintenir le système de classement du département ;

·         Créer les ordres de services ;

·         Compléter les demandes de changement aux profils des employés;

·         Assister à la création des réquisitions de personnel;

·         Distribuer le courrier;

·         Coordonner les voyages et procéder aux différentes réservations;

·         Préparer les comptes de dépenses;

·         Préparer l’arrivée en poste des nouveaux employés ;

·         Compléter les différentes demandes via JIRA:

·         Accès des nouveaux employés et accès aux hangars;

·         Demandes informatiques et de maintenance diverses;

·         Commandes des différentes fournitures de bureau et cartouches d’imprimante;

·         Participer à l’établissement du budget du département et en assurer le suivi ainsi que le suivi des heures indirectes;

·         Rédiger, réviser, assurer la mise en page des processus et des procédures en lien avec les opérations;

·         Mettre à jour les tableaux de bord;

·         Soutenir l’équipe de gestionnaires des opérations et faire des recommandations afin d’améliorer les méthodes et outils de travail dans le but d’améliorer l’efficacité;

·         Assurer le remplacement des autres Coordonnateurs administratifs du département de la maintenance des bâtiments et équipements lors d’absence et vacances ;

·         Faire la correction des feuilles de temps;

·         Effectuer des transactions dans SAP.

Compétences et connaissances essentielles:

·         Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent avec un minimum de six (6) années d'expérience dans un poste similaire ou;

·         Diplôme d’études professionnelles ou Diplôme d’études collégiales en bureautique avec un minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire;

·         Excellente maîtrise du français et de l’anglais autant à l’oral qu’à l’écrit;

·         Connaissance de niveau avancé de la suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint);

·         Connaissance de base en comptabilité;

·         Connaissance de SAP ou de tout autres systèmes ERP (Enterprise Resources Planning), un atout;

·         Connaissance de MS-Projet, un atout;

·         Connaissance de Visio, un atout.

Ce qui vous démarque:

Vous aimez être dans l’action;

Vous n'avez pas peur de travailler sur plusieurs dossiers à la fois;

Vous êtes une personne de terrain, vous aimez le contact avec les employés;

Vous performez lorsque vous bénéficiez d’un haut niveau d’autonomie dans votre travail;

Vous avez un grand sens de l’éthique et de la confidentialité;

Vous faites preuve d’initiative et de jugement;

Vous avez à cœur la réussite de l’entreprise.

Critères d’admissibilité (obligatoire):

·         Être admissible à l’inscription du Programme des marchandises contrôlées;

·         Être admissible à l’obtention et au maintien de la cote de fiabilité et cote de sécurité Niveau II (SECRET) du gouvernement canadien.

·         Doit pouvoir satisfaire aux exigences de la réglementation américaine sur le trafic international d'armes (ITAR).